Dezember 2016: LU Nielen

Eine gut ausgerüstete Werkstatt ist für Lohnunternehmen nichts Ungewöhnliches. Was jedoch Peter Willems, Werkstattleiter bei LU Nielen in Kleve, im Service „angeschoben“ hat, ist mehr als beeindruckend. Dabei sticht speziell das Ersatzteillager heraus.

LU Theodor Nielen (Mitte), Werkstattleiter Peter Willems (l.) und Disponent Tobias Auschner messen der eigenen Werkstatt eine große Bedeutung zu.

Wenn Peter Willems, Werkstattleiter bei LU Nielen in Kleve am Niederrhein, die Türen zu seinen drei Werkstattwagen öffnet, klappt dem geneigten Betrachter erst einmal die sprichwörtliche Kinnlade herunter. Innen wie außen blitzblank, tipptopp aufgeräumt, perfekt ausgerüstet und jede Schublade vorbildlich beschriftet – besser geht es nicht. Da drängt sich mir die Frage auf: Sind die Fahrzeuge überhaupt im Einsatz? Das lässt den gelernten Landmaschinenmechaniker – und in jeder Hinsicht passionierten Techniker – schmunzeln: „Damit sind meine beiden Kollegen und ich jeden Tag im Einsatz. Hier geht richtig was. Wichtig ist nur, mit dem Material sorgsam umzugehen.“ Ordnung und Sauberkeit sind für ihn dabei kein Selbstzweck, sondern Grundhaltung für qualitativ hochwertige Arbeit und noch dazu effizient. „Klar, Aufräumen kostet Zeit. Aber mit kreativem Chaos auf dem Acker zu erscheinen und jedes benötigte Werkzeug erst im großen Haufen suchen zu müssen, kostet viel mehr Zeit – und damit Geld“, so sein eindeutiges Statement.

Das gesamte Ersatzteilmanagement wickelt das Team Nielen jetzt auch über die Betriebssoftware Agrarmonitor ab. Eine zentrale Rolle spielt dabei auch der Scanner.

Handlungsbedarf

Dieser Eindruck bestätigt sich auch beim Rundgang in der 2012 neu errichteten Werkstatt. Auf den knapp 500 m2 finden bis zu acht Maschinen gleichzeitig Platz. Die etwa 10 m lange Grube, die Peter Willems als ausgesprochen nützlich bezeichnet, macht ebenfalls einen ordentlichen und sauberen Eindruck – selbst in sogenannten Fachwerkstätten ist das nicht immer selbstverständlich. Mobile Werkzeugwagen und Ölfässer, ein schwenkbarer Kran mit 2 t Traglast, rollende Werkbänke in Ergänzung zu den an den Seitenwänden fest aufgestellten Tischen, eine Lagermöglichkeit für Reifen und Räder – alles da für einen professionellen Servicebetrieb. „Der Umzug in die neue Werkstatt war schon eine echte Zeitenwende für uns, denn in der alten Halle war einfach nicht mehr genügend Platz. Und an sensiblen Fahrzeugbereichen wie Hydraulik und Elektrik zu schrauben, während gleich nebenan jemand mit der Flex zugange ist, geht gar nicht. Jetzt ist alles sauber aufgeteilt: Fahrzeugreparatur in der neuen Halle und Metallbearbeitung sowie Schweißarbeiten in der alten“, erläutert Peter Willems.

Die Investition in die neue Werkstatt und in das neue Ersatzteillager war wahrlich kein Pappenstiel, wie Firmeninhaber und Seniorchef Theodor Nielen betont. Die Gesamtsumme, bestehend aus reinen Baukosten und der teilweise neu gekauften Inneneinrichtung, beziffert er auf rund 300.000 €. „Anfangs war ich nicht davon überzeugt, dass wir als Lohnunternehmen in derartigem Umfang in den Service investieren sollten. Denn wir verdienen unser Geld damit, für unsere Kunden bestmögliche Arbeit zu erledigen. Und eigene Werkstatt plus Lager kosten erst mal nur. Doch mit wachsender Aufgabenvielfalt, Mitarbeiterzahl und Maschinenbestand müssen wir selbst immer mehr dafür sorgen, dass die Maschinen einsatzfähig bleiben und Reparaturen zügig erledigt werden. Denn Zeit ist Geld in unserer Branche.“

Ordnung muss sein: Jedes Regal, jeder Boden und jeder Lagerort haben eine Nummer, die auch im Betriebssystem hinterlegt ist.

Als den maßgeblichen Beweggrund für die Investition in die eigene Werkstatt und Service-Crew nennt der Lohnunternehmer aus Kleve jedoch die Produktqualität vieler Landmaschinen. Bei diesem Thema ist es schnell vorbei mit seiner Gelassenheit, wie während des Gespräches im Werkstattbüro eindeutig zu merken ist. Turbolader, die sich nach 3.000 Betriebsstunden zerlegen, Getriebeschäden nach 5.000 h, Kabinentüren von vermeintlichen Premiumfabrikaten, die nach kurzer Zeit nicht mehr richtig schließen, Elektronik, bei der ein Traktor sein eigenes Getriebe nicht „wiederfindet“, Schäden an Radaufhängungen und -naben, weil das Material zu schwach dimensioniert ist, siffende Hydraulikanschlüsse – die Liste der „Aufreger“ ist seines Erachtens lang. „Da zahlen wir jedes Jahr hunderttausende Euro für neue Maschinen, die dann teilweise vor Kinderkrankheiten strotzen, deren Komponentenqualität zu wünschen übrig lässt – und dann sollen wir auch noch teure Serviceverträge bezahlen, damit das Material halbwegs vernünftig durch die Saison kommt? Da passt doch etwas nicht! Vor diesem Hintergrund bleibt uns kaum etwas anderes übrig, als selbst in den Service zu investieren.“

 

Über Konzept und Dimension der Regale in Breite und Tiefe wurde im Vorfeld viel nachgedacht, um den vorhandenen Platz bestmöglich auszunutzen.

Bei allem Ärger über diverse Vorkommnisse will der Lohnunternehmer aber auch nicht alle Hersteller in die gleiche Ecke stellen und nennt als positives Beispiel seine Lademaus, die er im Verbund mit Kollegen in der Zuckerrübenernte nutzt: „2014 hat sie 180.000 t Rüben verladen und lief störungsfrei, bis auf zwei kurze Boxenstopps in unserer Werkstatt wegen Wartung und kleineren Verschleißreparaturen. Doch diese Zuverlässigkeit ist in anderen Maschinenbereichen leider nicht die Regel. Eine Stunde schrauben für eine Stunde häckseln – das ist ja fast wie bei der Hubschrauberwartung der Bundeswehr.“

Mehr Know-how gewünscht

Unbenommen ist für den Lohnunternehmer und seinen Werkstattleiter davon, eng mit den jeweiligen Landmaschinenhändlern zusammenzuarbeiten. Die Unterstützung aus dieser Richtung bezeichnen beide im Prinzip als gut. „Aber zaubern können auch die besten Fachwerkstätten nicht. Schließlich macht sich dort ebenfalls allmählich ein Fachkräftemangel bemerkbar, zumindest bei den wirklich guten Technikern. Deshalb können die Betriebe den Lohnunternehmern gar nicht immer in dem Tempo und der Qualität helfen, wie es die Saisonspitzen erfordern“, erklärt Peter Willems und ergänzt dazu noch: „Der Engpass beginnt ja schon bei der Mobilität. Beim Händler bekommt jeder Verkäufer ein eigenes Auto. Aber in der Werkstatt müssen sich oft genug zehn Monteure drei oder vier vollwertige Kundendienstwagen teilen. Daran erkennt man doch schon ganz klar die Prioritäten. Das kann doch nicht funktionieren! Wenn die Hütte brennt, muss gehandelt werden können. Und wenn das klappt, sind die heutigen Verrechnungssätze auch gerechtfertigt. Aber das ändert nichts daran, dass wir als Lohnunternehmer uns bei Technikproblemen grundsätzlich erst einmal selbst helfen können müssen.“

Die Werkstatt ist knapp 500 m² groß und seit 2012 in Betrieb.

Voraussetzung dafür ist allerdings neben der passenden Technikausrüstung auch die eigene Fachkenntnis. Werkzeug & Co. lässt sich LU Nielen zwischen 7.000 € und 9.000 € pro Jahr kosten. Und in Sachen Kompetenz arbeitet mit Lukas Rosenberg seit fast drei Jahren ein zusätzlicher Mechaniker im Team. Inklusive Jürgen Willems und Maik Basmer, die neben ihrer Fahrertätigkeit einen Teil ihrer Arbeitszeit ebenfalls in der Werkstatt einsetzen, kümmern sich also gut 2,5 „Ak“ in Kleve um den Maschinen- und Gerätebestand.

Damit jedoch nicht genug – auch in Sachen Weiterbildung und Diagnosetechnik möchte Peter Willems mit seinen Mannen weiter Gas geben. Fortbildungskurse stehen dabei für ihn an erster Stelle – die allerdings über das Fachniveau von Fahrerschulungen bei Herstellern hinausgehen sollten. „Dabei geht es mir ja gar nicht darum, an den Händlern vorbei zu arbeiten. Wir wollen uns nur selbst besser helfen können. Die High Performance sollen die Fachbetriebe ausdrücklich machen“, betont er und legt dazu nach:

Im Lager finden sich auch diverse „Schmankerl“, wie zum Beispiel dieser klappbare Tisch, auf dem ein schwerer Kleinteilekoffer bequem abgelegt und geöffnet werden kann.

„Je fitter unsere Mitarbeiter in der ersten, grundlegenden Diagnose sind, desto mehr hilft es auch dem Fachhandel, schnell und zielgerichtet zu reparieren. Doch dazu brauchen wir mehr, als nur einen Fehlercode am Fahrzeugterminal auslesen zu dürfen. Diesbezüglich stoßen wir in der Landtechnik bei einigen Marken allerdings an harte Grenzen in der Kooperationsbereitschaft, bei Händlern wie bei Herstellern. Das ist für mich wenig nachvollziehbar, denn in der Lkw-Branche oder auch bei Baumaschinen ist dies für uns als Kunden gar kein Problem. Dort bekommen wir Werkstatt-Handbücher und auch Schulungen, sei es zu Bremsen, Diagnosetools, Hydraulik oder auch Motorreparatur. Und dies, ohne dass dort die Sorge bestünde, wir würden in sicherheitsrelevante Bereiche der Fahrzeuge eingreifen oder sie sogar gefährden. Trotzdem funktioniert das Servicegeschäft in den genannten Branchen. Oder vielleicht gerade deswegen?“, fragt der Werkstattleiter – bewusst ein wenig provozierend. Im Übrigen habe man im Unternehmen qualifizierte und geprüfte Mechaniker – und nicht irgendwelche Wald- und Wiesenschrauber, so Theodor Nielen.

Benchmark Ersatzteillager

Pikobello aufgestellt ist bei LU Nielen aber nicht nur die Werkstatt, sondern auch das Ersatzteillager – ein Bereich, der bei vielen Lohnunternehmern sonst eher das Prädikat Rumpelkammer verdient. Nicht so in Kleve. Ohne pathetisch werden zu wollen, ist hier das Urteil „vorbildlich“ bzw. Maßstäbe setzend“ angemessen. Was dem ungeübten Betrachter in der Bedeutung auf den ersten Blick entgehen mag, fällt Kennern sofort ins Auge: das Lager ist hell, klar gegliedert, 1a-aufgeräumt und blitzblank, in der gleichen Top-Liga wie der eingangs schon erwähnte Werkstattwagen. „Das hat nichts mit Pingeligkeit zu tun oder damit, dass hier irgendwer zu viel Zeit hätte, im Gegenteil. Aber die Struktur und der Zustand des Lagers ist quasi ein Sinnbild der Arbeitsabläufe, die dahinter stehen. Das betrifft die Effizienz genauso wie die Wirtschaftlichkeit. Und es ist unglaublich, was im Lager an Geld vernichtet werden kann, wenn es in einem Betrieb unserer Größe nach der Methode des kreativen Chaos geführt wird“, hebt Peter Willems mit dem Brustton der Überzeugung hervor.

Bevor wir jedoch in die Tiefen von Lagerführung, Software und Betriebswirtschaft eintauchen, gehen wir erst einmal durch das Lager. Es hat seinen Platz zwischen der Werkstatt und einer angrenzenden Maschinenhalle. Im Kernlager sind alle kleineren Verschleiß- und Ersatzteile zu finden, außerdem der Zugang zum separaten Öllagerraum. Größere Teile, etwa Zapfwellen oder Material für die Zuckerrübenerntetechnik, lagern in der Maschinenhalle in einer Regalfront, die mit Gitterschiebetüren verschlossen werden kann. Auf dem Dach des Lagers sind weitere Regale untergebracht, in denen sperrige Teile gelagert werden und solche, die eher selten benötigt werden. Alles hat seinen definierten Platz, liegt ordentlich in den Regalen – und definitiv nicht auf dem Fußboden. Übrigens auch keine Kartons, Putzlappen und anderer Müll.

Auffallend ist aber nicht nur die generelle Ordnung, sondern auch die schlüssige und detaillierte Kennzeichnung der Lagerorte. Jedes Regal hat einen Buchstaben, jedes Regalbrett eine Nummer. Gleiches gilt auf einem Brett dann auch für die einzelnen Lagerorte. Filter liegen also zum Beispiel in B-5-13, Unterlenkerfangkugeln dagegen am Platz J-7-5. Selbst die Werkstatt sowie die Kundendienstwagen sind offiziell als Lagerorte angelegt, sodass stets nachvollziehbar ist, was wo liegt. Neu war für das Team, dass die Teile nicht mehr nach Fabrikaten sortiert sind, sondern Marken-übergreifend nach Baugruppen. „Jeder Lagerort ist definiert, ebenso wie das, was dort liegt. Diese Nummern sind im System hinterlegt, sodass alle Teile sofort auffindbar sind – und zwar für jeden Mitarbeiter, wenn es sein muss“, meint Disponent Tobias Auschner.

Dieser Hinweis ist auch Peter Willems sehr wichtig. Jeder müsse Teile entnehmen dürfen, das sei im Tagesablauf des Lohnunternehmens auch gar nicht anders möglich. Wichtig sei aber, dass jedes Teil auch im Computersystem als „entnommen“ registriert werde. „Hier geht kein Klappsplint und kein Schmiernippel raus, der nicht verbucht wurde. Da herrscht eiserne Disziplin. Anfangs wurde ich dafür hin und wieder belächelt. Aber der Erfolg der strikten Lagerhaltung zeigt, wie richtig dieser Weg ist. Schließlich liegen hier Teile im deutlich sechsstelligen Wert, da geht es nicht ohne vollen Durchblick, sonst wird ein Lager zum Geldschredder. Aber alle ziehen inzwischen sehr gut mit“, lobt der Werkstattleiter. „Inklusive des Chefs“, fügt Theodor Nielen schmunzelnd hinzu. „Ehrlich gesagt, fand ich den Aufwand, mit dem Peter das Lager neu aufgestellt hat, anfangs übertrieben. Schließlich wussten er und ich immer genau, was wo liegt. Aber ich sehe ein, dass mit wachsender Team- und Lagergröße die alte Methode auf Dauer nicht mehr funktionieren würde.“

Klare Ansage gibt es übrigens auch in Sachen „wieder einlagern“. Dieser Vorgang ist ausschließlich Peter Willems und Lukas Rosenberg vorbehalten. Wer also ein vorher ausgebuchtes Teil wieder zurückbringt, legt es im Lager auf einen eigens dafür vorgesehenen Platz – und nirgendwo anders hin. „Sonst würde aus dem Lager in Nullkommanichts ein Bermudadreieck“, meint Peter Willems.

Passende Software

Den besonderen Kick in Richtung Wirtschaftlichkeit verleiht der Lagerwirtschaft à la Nielen nicht nur die Logistikdisziplin. Seit einem Jahr läuft zur Unterstützung ein Warenwirtschaftssystem. Wobei dieser Begriff nicht mit dem zu tun habe, was in Landmaschinen-Fachbetrieben heutzutage als Softwarelösung genutzt wird. „Derartige Programme kenne ich noch aus meiner Zeit, als ich selbst bei einem Händler gearbeitet habe. Aber die sind für unsere Verhältnisse zu komplex. Deshalb habe ich im Umfeld Lohnunternehmer-Software gesucht, allerdings anfangs mit wenig Erfolg, weil sich keiner an das Thema Ersatzteillager herantraute.“ Der Grund war offensichtlich: Während die meisten Lohnunternehmer sich dem Thema Betriebsmanagement-Software von der Zeiterfassung, der Auftragsabwicklung oder der rein betriebswirtschaftlichen Seite her nähern, lag für Peter Willems das Thema Werkstatt & Lager an erster Stelle. „Letztlich hat es dann mit betriko geklappt, obwohl die nötige Programmstruktur bei Agrarmonitor anfangs auch noch nicht passend vorhanden war“, schildert er seine Herangehensweise. „Aber gemeinsam mit dem betriko-Team haben wir eine wirklich praxistaugliche Lösung für die Lagerwirtschaft gefunden. Für uns passt es jedenfalls jetzt bestens.“

Somit geht das Programm jetzt über die vorher schon vorhandenen Möglichkeiten der Werkstattorganisation, der Zeiterfassung und der Kostenzuweisungsoptionen hinaus. Alle Fahrzeuge, Maschinen und Geräte des Fuhrparks sind hinterlegt, inklusive Wartungsplänen und Reparaturhistorien. Gleiches gilt für TÜV-Termine und UVV-Prüfungen, an die der Rechner automatisch erinnert. Alle verwendeten Materialien und Teile können unmittelbar zugeordnet werden, inklusive der Kosten. Und auf der Ersatzteilseite sind neben den Lagerorten alle relevanten Stammdaten vorhanden. Hinterlegt sind außerdem Barcodes für jede einzelne Teileposition, die sich auch an den jeweiligen Lagerorten wiederfinden – selbst in jedem kleinen Fach einer Materialkiste mit Glühbirnen oder Kabelverbindern.

„Besonders diese Barcodes machen die Bestandsführung extrem einfach. Mit unserem Scanner ist die Position erfasst, ohne Zahlendreher. Stückzahl eintippen, als Zugang oder Abgang buchen – fertig. Einfacher geht es nicht“, erläutert Peter Willems. Möglich sind die Buchungsvorgänge aber auch ohne Scanner, am Bildschirm anhand der Bestandslisten. „Doch den Scanner möchte ich nicht mehr missen, weil er die Erfassung einfach beschleunigt. Und sei es nur bei der alljährlichen Inventur, die jetzt nur noch zwei Tage dauert statt einer Woche“, so der Werkstattleiter.

Es rechnet sich

Bei aller Begeisterung über die Möglichkeiten und Vorteile darf aber auch der Aspekt von Kosten und Nutzen nicht unter den Tisch fallen, wie Theodor Nielen betont. Schließlich hat sich Peter Willems gut ein Jahr – neben der täglichen Arbeit in der Werkstatt – intensiv damit beschäftigt, das Konzept zu planen und umzusetzen, die Regale aufzustellen, das Material umzuräumen und zum Schluss die Software ans Laufen zu bringen. Material und Stundenaufwand zusammengerechnet, kommt allein dafür locker eine fünfstellige Summe zusammen. Aber der Werkstattleiter ist überzeugt davon, dass sich dieser Aufwand binnen weniger Jahre amortisiert. „Dazu rechne ich nicht nur die Zeitersparnis im Lagermanagement und in der Werkstatt, jetzt, nachdem das System läuft. Viel stärker schlägt zu Buche, dass wir an diversen Stellen erhebliche Kosten senken können – und zwar in erheblichem Umfang“, so Peter Willems.

Zu diesen Punkten gehört, dass einzelne Bau- und Verschleissteile an mehreren Fahrzeugmodellen eines Herstellers verwendet werden können. Derartige Baugleichheiten können in Agrarmonitor verknüpft und auf diese Weise der Gesamtlagerbestand reduziert werden. Der Vergangenheit gehört auch der früher teils unerklärliche Schwund bei Kleinteilen und Verbrauchsmitteln an. Oder auch Teile, die zwar nicht mehr im Lager lagen, aber auch nicht ausgebucht bzw. zurückgelegt wurden. Oder aber bei Nichtverwendung wieder im Regal landeten, aber nicht wieder eingebucht wurden, mit der Folge einer Neubestellung. „Gerade diese Doppelbestellungen summieren sich enorm und binden unnötig Kapital“, unterstreicht er.

Indem jetzt morgens alle eingehenden Sendungen als erstes zentral ausgepackt, mit den Bestellzetteln verglichen und sofort ins System eingegeben werden, besteht immer völlige Transparenz über alle Bestände. Auch die Buchhaltung kann auf diese Weise immer sofort Bestellungen, Lieferungen und Retouren abgleichen. „Früher war es nicht selten so, dass mangels Kenntnis Teile bezahlt wurden, die zu viel oder falsch geliefert wurden. Das ist mit der Liste offener Posten nun vorbei“, so das Fazit seitens Peter Willems. Hilfreich ist aus seiner Sicht übrigens auch die Option, Mindestbestandsmengen vorgeben zu können. Sobald diese unterschritten werden, meldet das System dies, sodass frühzeitig geordert werden kann und keine Engpässe entstehen.

Ein sprichwörtliches Loch in den Bauch freuen kann er sich aber noch aus einem anderen Punkt: Dank des Systems und der weitgehend hinterlegten Ersatzteilpreise ist die Preistransparenz deutlich gestiegen. Nicht selten komme es vor, dass ein und derselbe Filter von verschiedenen Händlern und Großhändlern unter anderen Teilenummern – und eben auch Preisen – angeboten würde. Für gängige Teile pflegt der Werkstattleiter deshalb Vergleichslisten, in denen sich teils Preisunterschiede von bis zu 30 % finden. „Hin und wieder kommt es vor, dass Hersteller bestimmten Teilen neue Nummern geben, ohne dass sich am Teil selbst irgendetwas geändert hat. Nur der Preis ist auf einmal exorbitant höher. Das ist uns früher nicht immer aufgefallen – jetzt schon.“

Hierbei geht es Peter Willems nicht darum, generell die Händler bei den Ersatzteilpreisen zu drücken oder sich als Schnäppchenjäger zu betätigen. „Uns ist schon klar, dass speziell die Landmaschinen-Fachbetriebe Erträge generieren müssen, um auf Dauer leistungsfähig zu bleiben. Dazu braucht es auch Ersatzteilgewinne. Aber die Verhältnismäßigkeit sollte schon gewahrt werden. Deshalb ist es wichtig, dass Händler und Lohnunternehmer gemeinsam dafür Lösungen zu finden“, meint er abschließend.

Jens Noordhof,
Redaktion Lohnunternehmen

Erschienen in der LOHNUNTERNEHMEN Juli 2015.

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