Digital versus handschriftlich

Die Projektarbeit von Markus Metschl befasst sich mit der Gegenüberstellung digitaler Auftrags- und Arbeitszeiterfassungssysteme im Vergleich zur handschriftlichen Dokumentation.

Der Grund für die Themenwahl rührt daher, dass im eigenen Unternehmen die Erfahrung gemacht wurde, dass die handschriftliche Erfassung von Aufträgen und Arbeitszeiten sehr zeitintensiv ist und dafür 2 AK notwendig sind. Grund dafür ist beispielswiese, dass sich durch mehrmaliges Übertragen der Daten Zahlendreher einschleichen konnten oder schlecht leserliche Handschriften. Das kann zu Fehlern in der Rechnungserstellung und auch zu Fehlern in der Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter führen.

Auf Basis dieser Erfahrungen soll untersucht werden, ob die Mehrkosten für Anschaffung, Einrichtung und Pflege eines digitalen Erfassungssystems geringer sind, als der vermutete zeitliche Mehraufwand einer handschriftlichen Datenerfassung. Die Erhebung der Daten fand auf dem elterlichen Betrieb statt, den Markus Metschl zukünftig fortführen möchte. Da dort bisher die Erfassung manuell stattfindet, ist die Fragestellung für den jungen Agrarservicemeister von großem Interesse.

Als Erhebungsgrundlage wurden dabei beispielhaft die auf dem Betrieb angebotenen Dienstleistungen Maisaussaat, Grasernte, Getreide-/ Strohernte und Maisernte genutzt. Dabei wurde parallel handschriftlich, wie betriebsüblich, und zum Vergleich mit der Dokumentationssoftware Agrarmonitor dokumentiert. Es wurden dabei die Zeiten gemessen, die von der Auftragsdokumentation beim Kunden bis hin Auftragskontrolle und Rechnungsstellung und der Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter notwendig sind. Auf Basis der gemessenen Zeiten wurde der Zeitbedarf für ein Jahr hochgerechnet. Als Ausgangsdaten der Hochrechnung dienten dabei die Auftragsdaten der genannten Verfahren aus den letzten fünf Jahren. Es wurde so ermittelt welcher Zeitbedarf für eine manuelle Dokumentation im Vergleich zur automatisierten Dokumentation in einem Jahr notwendig wäre.

Tabelle 1: Vergleich verschiedener Bewertungskriterien der beiden Systeme

 

Digitale Erfassung

Manuelle Erfassung

Detaillierte Arbeitszeiterfassung

+

-

Rückverfolgbarkeit der geleisteten Arbeiten

+

-

Handhabung ohne Unterweisung (Aushilfen)

-

+

Mitarbeiterschulung erforderlich

-

+

Genauigkeit der Auftragserfassung

+

-

Kostenzuteilung zu einzelnen Kostenblöcken

+

-

Flottenmanagement

+

-

Feld Navigation/ Weg Beschreibung

+

-

Dauer der Übermittlung von Auftragsdaten ins Büro

+

-

Zeitaufwand für Kontrolle/ Rechnungsstellung

+

-

Zeitaufwand für Kontrolle/ Abrechnung der Arbeitszeit

+

-

Missverständnisse durch schlecht leserliche Schrift

+

-

Verlust der Auftragsscheine

+

-

Fehlerhaften Angaben der zu erfassenden Kennzahlen

+

-

Anschaffungskosten/ Benutzungskosten

-

+

Flexibilität bei kurzfristig hinzukommenden Neukunden

-

+

Zeitaufwand für die Ersteinrichtung

-

+

Akku Laufzeit (Stromquelle)

-

+

Markus Metschl

Die so gewonnen Ergebnisse wurden für eine Vollkostenrechnung herangezogen. Hierbei wurden die Kosten für die Hard- und Software sowie die Kosten der Arbeitserledigung der automatisierten Variante den Arbeitserledigungskosten der manuellen Variante gegenübergestellt. Für die betrachteten Verfahren ergab sich bei Verwendung der Dokumentationssoftware gegenüber der händischen Aufzeichnung ein Kostenvorteil von 299,92€/a und 43 Arbeitsstunden/Jahr. Auf den Gesamtbetrieb hochgerechnet, war der Kostenvorteil der Dokumentationssoftware bei 607,00€/a und 87 Arbeitsstunden/Jahr. Auch wenn die Kostenersparnis „nur“ 607,00€/a beträgt, entspricht die Zeitersparnis von 87 Stunden zwei Regelarbeitswochen.

Neben den rein monetären Vorteilen und der Arbeitszeitersparnis bietet die automatisierte Dokumentation weiterte Vorteile. Die Dokumentation wird dahingehend einfacher, dass auch Aushilfskräfte im Büro in die komplexen Vorgänge der Arbeitszeiterfassung und Rechnungstellung eingebunden werden können. Dadurch werden Verwaltungskosten gesenkt und höher qualifizierte Arbeitskräfte haben mehr Zeit für andere Vorgänge. Des Weiteren macht diese Form der Dokumentation eine bessere Erfassung von Nebenzeiten für Reparaturen oder Fahrzeiten zum Kunden möglich. Auch ist eine Nachkalkulation der Aufträge im digitalen System möglich, was bei manueller Aufzeichnung mit stark erhöhtem Arbeitsaufwand verbunden ist.

Allgemein lässt sich sagen, dass je kleinstrukturierter das Einsatzgebiet eines Lohnunternehmens ist, desto mehr kommen die Vorteile einer automatischen Dokumentation zum Tragen. In solchen Gebieten kommt es an einem Tag zu mehreren Dokumentationsvorgängen für unterschiedliche Kunden. Je mehr dieser Vorgänge an einem Tag automatisiert stattfinden, desto höher ist die Kosten- und Zeitersparnis für den Lohnunternehmer. Die Vorteile eines solchen Systems überwiegen daher die Kosten der Anschaffung.

Kurzportrait des Autors

  • Markus Metschl, 26 Jahre, wohnhaft in Köfering (Landkreis Amberg-Sulzbach/Oberpfalz)
  • Beruf: Agrarservicemeister
  • Betrieb: Metschl GmbH (www.Metschl-GmbH.de)

Quelle: BLU

Im Rahmen des vom BLU Bildungswerk ins Leben gerufenen Wettbewerbs waren die Absolventen des Agrarservicemesiterjahrgangs 2018 dazu aufgefordert, ihre Abschlussarbeiten einzureichen. Insgesamt waren es 13 Arbeiten, die von einer Fach-Jury eingehend geprüft und bewertet wurden. Die drei besten Arbeiten sind im Rahmen der DeLuTa 2018 ausgezeichnet worden. Wir stellen die drei Arbeiten nacheinander in unserem Newsletter vor (Platz eins: Hauke Bockelmann, Platz zwei: Markus Metschl, Platz drei: Steffen Kieselhorst).

Wollen Sie wirklich schon gehen?

Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua.

Jetzt hier schlumpfen!