Schaltzentrale Büro

In den Berichten über Lohnunternehmen stehen häufig die Maschinentechnik und die Außenwirtschaft im Mittelpunkt. Doch mehr denn je ist das Büro die zentrale Schaltstelle – in der die Fäden in hohem Maß bei den Chefinnen zusammenlaufen. Wie zum Beispiel in den Lohnunternehmen Metz in Hessen und Wulf in Schleswig-Holstein.

Den vollständigen Beitrag lesen Sie in der Dezemberausgabe der Zeitschrift LOHNUNTERNEHMEN – vorab schon mal erste Auszüge aus dem Gespräch mit Jutta Metz.

Büroarbeit hat zugenommen

Man könnte fast sagen, dass Jutta Metz drei Berufsbildungen hat: Nach ihrer ersten Berufsausbildung zur Hotelfachfrau absolvierte sie noch eine Ausbildung zur Köchin. Und seit sie mit ihrem Mann Stefan verheiratet ist, besuchte sie viele Seminare und Kurse, die sie für ihre Tätigkeit im Lohnunternehmer-Büro fit gemacht haben. „Man kann sich in alles reinarbeiten, wenn man will“, sagt die Chefin. Geprägt ist sie durch den elterlichen Vieh- und Fleischhandelsbetrieb. „Unsere Kunden waren also schon immer Landwirte“, erklärt sie.

Im elterlichen Büro hat Jutta Metz schon als Jugendliche mitgeholfen, erinnert sie sich. Nach der Heirat arbeitete sie zwar noch solange als Köchin, bis Tochter Annika kam, übernahm dann aber mehr und mehr die Büroarbeit im Lohnunternehmen. Ihr Mann hatte zuvor den Betrieb allein geführt und auch die Büroarbeit allein erledigt, die damals allerdings noch einen wesentlich geringeren Umfang hatte als heute. „Ich bin da so reingewachsen, der Weg war irgendwie klar“, resümiert sie, „unser Betrieb ist in den letzten 15 Jahren mehr gewachsen als in den Jahren zuvor, und so wuchs auch die Arbeit im Büro.“

Zu den Tätigkeiten von Jutta Metz im Lohnunternehmen-Büro gehören unter anderem die Rechnungsstellung, das Online-Banking und die Disposition von Maschinen und Fahrern. Abgegeben hat sie dagegen die Lohnbuchhaltung. „Die wurde immer schwieriger“, erklärt sie, „angefangen von der Krankenkassenwahl bis hin zur Urlaubsberechnung.“

Auch die Steuererklärung macht sie nicht selber. „Es ist eine stolze Summe, was wir für die Lohnbuchhaltung und Steuererklärung ausgeben, aber sie ist es wert“, sagt die Unternehmerin. Mit dem Steuerberater, der sich in der landwirtschaftlichen Branche gut auskennt, wie sie betont, trifft sie sich zweimal im Jahr, vieles können die beiden unterdessen am Telefon erledigen. „Die Liquiditätsplanung machen mein Mann und ich zusammen, er sagt, was nötig ist und ich habe die Zahlen im Kopf“, beschreibt sie die interne Arbeitsteilung.

Nützliche Software

Und wie sieht es mit der Technik im Büro aus? „Alles wird elektronisch, immer mehr wird papierlos“, ist sich Jutta Metz sicher. Auch wenn sie bisher nur wenige Rechnungen als PDF verschickt, zum Beispiel an die Biogasanlagen, so bekommt das Lohnunternehmen selbst zunehmend Rechnungen per Mail.

Dem allgemeinen Trend zum Trotz ist das Fax in der landwirtschaftlichen Kundschaft immer noch wichtig. Das Telefon wird ebenso noch lange ein bewährter Helfer im Lohnunternehmenbüro bleiben: „Ich mache die gesamte Terminabsprache am Telefon“, erzählt sie. Telefon, Fax und Multifunktionsdrucker sind also weiterhin die Grundausstattung.

Vor zehn Jahren wurden die Programme „Lohntrac Trend“ und „ESL für Lohnunternehmer“ angeschafft. „Wir haben schon früh mit elektronischen Systemen angefangen, damals haben wir mit dem Palm die Arbeitszeit aufgenommen und über HotSynk auf den Computer übertragen. Jetzt sind wir auf Agrarmonitor mit dem iPad umgestiegen, übertragen wird direkt über den Server“, berichtet Jutta Metz.

Die Ackerschläge der Kunden sind mit weiteren Informationen im Programm hinterlegt. „Ich gebe dem Fahrer nur noch an, welche Schläge er bearbeiten soll, er muss den Kunden nicht mehr fragen, wo die Schläge liegen und wie man am besten auffährt.“

Alle Mitarbeiter:innen des Lohnunternehmens sehen jederzeit, wo zum Beispiel in der Futterernte die anderen Gespanne und der Häcksler sind. „Agrarmonitor kostet uns rund 500 Euro im Monat, aber das Programm erleichtert uns die Arbeit enorm“, sagt Jutta Metz, „es ist relativ selbsterklärend, so dass auch die Aushilfen schnell eingearbeitet waren.“

Angelika Sontheimer, freie Autorin