Serie Preiskalkulation: Teil 1 von 9

Kalkulierst du schon oder entscheidet das Bauchgefühl?

Schlepper fahren oder Disposition/Organisation, sowie der Umgang mit Menschen macht vielen Betriebsleitern in Lohnunternehmen sicherlich mehr Spaß. Vielleicht haben manche auch Angst vor dem Ergebnis der Kalkulation und dazu fehlen die benötigten Zahlen. Sofern man mit dem „bisschen“ Gewinn am Ende des Jahres halbwegs zufrieden ist, sieht man gegebenenfalls keinen akuten Handlungsbedarf.

Preisfindung einfach gemacht

In der Preiskalkulation kann man es sich einfach machen. Wenn der Nachbar Lohnunternehmer eine Dienstleistung für 70€/h anbietet, wird er dabei wohl Geld verdienen. Da der Nachbar bestimmt mit 10% Gewinn kalkuliert, kann man die gleiche Dienstleistung im eigenen LU auch für 65€/h anbieten und es bleibt immer noch etwas Gewinn übrig.

Selbst wenn das stimmen sollte, stellt sich immer noch die Frage, wie die Kalkulation beim Nachbar-LU erfolgt ist. Die Kosten für Mitarbeiter, Maschinen und der Geschäftsbedarf sind in jedem Betrieb anders. Ein entscheidender Faktor dabei ist die Zusammenstellung der Belegschaft durch Festangestellte und Aushilfen, sowie die Bruttolöhne der Angestellten.

Kosten mit großer Varianz

Auch im Maschinenpark können die Kosten von Betrieb zu Betrieb extrem voneinander abweichen. Das Alter der Maschinen, der Anteil an abgeschriebener Technik und die Reparatur- und Wartungskosten müssen von jedem Unternehmen separat ermittelt werden. Werden die Reparaturen in der eigenen Werkstatt oder durch Fremdwerkstätten durchgeführt, ergeben sich in den variablen Kosten bzw. in den Geschäftskosten ganz andere Werte.

Bei den Geschäftskosten gibt es zusätzlich eine große Varianz, je nach Größe des Betriebs und somit Ausstattung des Büros, Maschinenhallen, Versicherungen, etc.

Woher kommt der Gewinn?

Selbst wenn am Ende des Jahres die Bilanz einen ordentlichen Gewinn darstellt, sollte man genauer nachforschen, wodurch dieser eigentlich entsteht. Sind es nur die Buchgewinne durch den Verkauf von Technik oder vielleicht auch nur einzelne sehr gewinnbringende Dienstleistungen?

Wichtig ist es dann herauszufinden, welche Dienstleistungen und Bereiche rentabel sind. Verbrennt ein Betriebszweig den Gewinn des anderen, gilt es zu handeln. Das Handeln kann hier auf verschiedene Weise erfolgen. Eine Preiserhöhung ist die einfachste Lösung, jedoch oft schwer am Kunden durchzusetzen. Hier müssen schlagkräftige Argumente für die Verhandlung parat sein. Vielleicht sind die Maschinen in diesem Bereich auch noch nicht ausreichend ausgelastet, sodass mehr Gewinn durch Marketing erzielt werden kann. Alternativ gibt es vielleicht auch im Prozess der Dienstleistung Möglichkeiten in der Effizienzsteigerung, um den Gewinn zu erhöhen.

Faktoren der Nachkalkulation

Weitere wichtige Faktoren in einer Nachkalkulation sind der Kunde und seine Gegebenheiten vor Ort. Auch hier kann es durch Flächenstruktur und Betriebsgröße stark abweichende Tagesleistungen und somit höhere Kosten geben. Die Kostenanalyse sollte nicht nur für eine einzelne Dienstleistung über den Gesamtbetrieb erstellt werden, sondern jeden einzelnen Kunden bzw. jede Dienstleistung bei einem Kunden. Mit einem ordentlichen Zahlenwerk findet man ziemlich schnell die „faulen Eier im Nest“ und kann zeitnah reagieren.

Investition fordert Kalkulation

Auch wenn man mit dem Gewinn seines Betriebes und dem Bauchgefühl bisher zufrieden ist, kann schnell der Zeitpunkt kommen, an dem ein Zahlenwerk notwendig wird. Durch neue Gesetze steht eine umfangreiche Neuinvestition an, dabei ist es nicht unüblich, dass die Bank neben der Bilanz weitere Zahlen für die Kreditvergabe anfordert.

Zusätzlich fordern immer öfter die Bevölkerung und die Kunden die Anschaffung neuer Techniken. Die Ersatzinvestition war gegebenenfalls noch gar nicht geplant, nun muss die Maschine jedoch durch Kundenanforderungen oder neue Gesetze getauscht werden.

Neue Maschinen bringen in der Regel eine Effizienzsteigerung mit. Dies ist eines der häufigsten Argumente der Landtechnikhersteller. Dabei steht jedoch der höhere Preis nicht im Verhältnis zur Effizienzsteigerung. Die Zeiträume für die Erbringung der Dienstleistungen werden immer kürzer. Maschinenauslastungen sinken, unter anderem durch die Steigerung der Effizienz. All diese Faktoren müssen in die Preiskalkulation und Kostenkalkulation einfließen.

Kalkulieren, aber richtig!

Beginnt man mit der Kalkulation stellt man relativ schnell fest, dass ein Ergebnis nur aussagekräftig ist, wenn eine gute Datenbasis vorhanden ist. Die notwendigen Aufzeichnungen muss jeder Betrieb für sich selbst erstellen, im optimalen Fall mit einer branchenspezifischen Software, wie z.B. Agrarmonitor.

Gerade im Bereich der Maschinenauslastung macht eine 20% höhere oder niedrigere Auslastung in den Kosten pro Einheit den einen oder anderen Euro aus.

Zusätzlich müssen die anfallenden Maschinenkosten im Betrieb dafür möglichst genau den einzelnen Ressourcen zugeordnet werden.

Tappt man bei den variablen Kosten aufgrund fehlender Datenbasis ebenfalls im Dunkeln, so sorgt dies eventuell für stark abweichende Gesamtkosten pro Einheit.

Dies ist vielleicht schon der entscheidende Gewinn, der über den Fortbestand der Dienstleistung im Unternehmen entscheidet.

           Das Bauchgefühl reicht nicht!

Am Ende des Tages geht es immer um eine hohe Effizienz bei ausreichend Gewinn, denn nur dann kann der Maschinenpark dauerhaft aktualisiert, die steigenden Löhne der Mitarbeiter bezahlt und das Betriebsleitergehalt ausgeschüttet werden.

Zusätzlich hat ein hoher Gewinn den Vorteil, dass die Eigenkapitalquote des Betriebes erhöht werden kann. Das Unternehmen wird somit kreditwürdiger und ist für „schlechte Jahre“ besser aufgestellt.

Dabei stellt sich schnell die Frage, was eigentlich ein hoher Gewinn ist? Gehen wir mal von 5% aus, so sind es bei 1Mio. € Jahresumsatz insgesamt 50.000€ Gewinn.

Aber haben wir davon schon die Steuern und das Betriebsleitergehalt abgezogen?

Beginnen Sie damit, ihren Betrieb in Zahlen kennenzulernen und bereiten Sie sich somit auf die weiter steigenden Anforderungen der Kunden, Politik und Bevölkerung vor! Ein Bauchgefühl trügt in der heutigen schnelllebigen Zeit selbst erfahrene Unternehmer und bietet für dritte und den Unternehmer selbst nicht genügend Planungssicherheit.

Fabian Tillmann

Thema im nächsten Newsletter:

Teil 2: Preiskalkulation und Kostenkalkulation – Benötige ich beides und wie erhalte ich die Datenbasis?