Serie Preiskalkulation: Teil 7 von 9

Bei einem Schlepper sind die Reifen ein entscheidender Faktor, bei einem Grubber oder Pflug die Schare, bei einem Güllefass Pumpe, Cutter und Ausbringgestänge.

Aufgrund der Diversität wird fundiertes Fachwissen, Ersatzteilpreise, und Arbeitszeitaufwand zu jeder einzelnen Maschine benötigt.

Einfach wird es hingegen, wenn z.B. ein Schlepper einen Wartungsvertrag mit einem fixen Satz pro Stunde hat und die Maschine nur zwei Jahre im Bestand bleibt. Somit sind sämtliche Schäden über die Garantie abgedeckt und die Wartungskosten fix kalkulierbar.

Hinzu kommt dann noch etwas Arbeitskraftbedarf für die Reinigung und schon sind die variablen Kosten fertig.

Doch was ist, wenn es keinen Wartungsvertrag gibt? Dazu werden die Maschinen auch nach Ablauf des Wartungsvertrages weiter eingesetzt.

Reparaturen durch Fachwerkstätten

Werden viele Reparaturen durch eine Fachwerkstatt ausgeführt, ist es sinnvoll, die Maschine auf den Reparatur- und Ersatzteilrechnungen zu vermerken. Am Ende des Jahres können dann alle Rechnungen durchgeschaut und die Kosten pro Maschine zusammengetragen werden.

Dieses Vorgehen hört sich zunächst gut an, wird in der Praxis jedoch selten genutzt. Wer hat schon die Motivation am Ende des Jahres dicke Ordner mit Rechnungen auf der Suche nach Kosten für eine einzelne Maschine zu durchsuchen?

Der Unternehmer ist selbst gefragt!

Nun kommt erneut das Bauchgefühl ins Spiel und nach bestem Gewissen könnten Kosten angesetzt werden. In diesem Bereich klaffen das Bauchgefühl und die reellen Werte oft weit auseinander.

Sämtliche Reparaturen, können gegebenenfalls noch grob mit den Kosten der Ersatzteile bewertet werden. Die Reparatur- und Wartungsstunden werden aber schnell vergessen und können nur schwer abgeschätzt werden.

Dauert eine Reparatur in der eigenen Werkstatt einen Tag lang, so weiß man das vermutlich noch.

Dass an der Reparatur aber drei Personen beteiligt waren und der Tag sogar 12 Stunden hatte, da die Maschine am nächsten Tag wieder laufen musste, wird schnell vergessen. Aus den vermeintlichen 8 Stunden werden schnell 36 Stunden und eine ganz andere Kostengröße.

Somit ist eine genaue Aufzeichnung notwendig, um eine richtige Kalkulation der variablen Kosten durchzuführen.

Kosten bei Rechnungseingang zuteilen

In der Praxis hat sich ein Verfahren für die Zuteilung der Fremdrechnungen etabliert. Bei der Bestellung bzw. beim Abholen von Ersatzteilen beim Händler muss direkt das Kennzeichen oder die Maschinennummer angegeben werden. Dieses wird anschließend auf der Rechnung vom Rechnungssteller angegeben werden.

Somit kann im Büro des Lohnunternehmers die Rechnung in die branchenspezifische Software, wie z.B. Agrarmonitor, eingegeben und die Kosten den einzelnen Maschine zugeteilt werden. Auch ist es möglich, die Rechnung gleich zu kontieren, sodass diese mit wenig Aufwand in die Buchhaltung übertragen werden kann.

Über diesen Weg sammelt sich über die Zeit ein umfangreiches Nachschlagewerk über erfolgte Reparaturen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Kosten gleich der Maschine zugeordnet sind und zur Kalkulation genutzt werden können.

Und wie werden die Werkstattstunden zugeteilt?

Die Ermittlung der Reparaturstunden durch eigene Mechaniker können nur durch eine genaue Aufzeichnung während der Arbeit richtig zugeteilt werden. Es ist unabdingbar, dass die Mitarbeiter ihren Arbeitstag mit Tätigkeit und Maschine protokollieren. Neben der Zeit muss die jeweilige Maschine und am besten noch eine kurze Notiz zur Tätigkeit erfasst werden.

Auch hier haben sich die digitalen Erfassungsmöglichkeiten etabliert, da ein reines Aufschreiben immer noch eine intensive Nacharbeit erfordert, um später die gewünschte Auswertung zu erhalten.

Zusätzlich sollte es hier auch die Möglichkeit geben, Betriebsmittel, wie z.B. Öle, auszulagern und direkt der jeweiligen Maschine zuzuteilen.

            Kostenermittlung & genaue Kalkulation möglich!

Mit dieser Vorgehensweise ist eine Ermittlung der variablen Kosten im Lohnunternehmen möglich. Durch die genaue Zuteilung und die Betrachtung der Daten zur Kalkulation wird das Fachwissen bzw. das Zahlengefühl täglich besser. Die Kalkulation neuer Dienstleistungen wird damit auch ohne Erfahrungswerte möglich.

Fabian Tillmann

Thema im nächsten Newsletter:

             Teil 8: Kostenfalle Diesel!