Schluss mit Papier!

Rechnungen an kommunale Auftraggeber mit Beträgen über 1.000€ dürfen ab 27. November nur noch elektronisch eingereicht werden.
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Am 27.11.2020 tritt §3 Abs.1 Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung -ERechV) in Kraft.

Das Gesetz verlangt, dass ab diesem Zeitpunkt nur elektronische Rechnungen an öffentliche Stellen erfolgen. Es heißt: "Die Verordnung gilt grundsätzlich für alle Rechnungen, mit denen eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird und die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen und Aufträgen sowie zu Konzessionen ausgestellt wurden."

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungsstellende und Rechnungssendende grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht. Grundlage ist die europäische Richtlinie 2014/55/EU auf derer Grundlage entsprechende Normungen erfolgten.

Ziel ist eine eindeutig und verlässlich nachverfolgbare (sogenannte medienbruchfreie) Rechnung. Bisher wurden verschiedene uneinheitliche Formate verwendet. Zukünftig soll eine elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen.

Wie eine Rechnung aussehen muss

Dazu müssen folgende Voraussetzungen vorliegen:

  1. Die Rechnung wird ein in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen.
  2. Das Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung.

Inhaltlich müssen zusätzlich zu den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben enthalten sein:

  1.  eine Leitweg-Identifikationsnummer,
  2. die Bankverbindungsdaten,
  3. die Zahlungsbedingungen, und
  4. die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des/der Rechnungsstellenden.

Es kommen die Lieferanten- und Bestellnummer hinzu, sofern diese dem/der Rechnungsstellenden bereits bei Beauftragung übermittelt wurden.

Sebastian Persinski, Fachreferent Recht beim Bundesverband Lohnunternehmen (BLU)

Den vollständigen Artikel inklusive der Ausnahmeregelungen und Tipps, was Sie als Lohnunternehmen beachten sollten, lesen Sie in der Septemberausgabe der Zeitschrift LOHNUNTERNEHMEN.