Oktober 2012: LU Genz rechnet genau

Zu den Kosten, die auf seinem Betrieb entstehen gehören natürlich nicht nur die Löhne der sechs festen Mitarbeiter plus ihn als Chef und seinem Vater. Die Gehälter, wie auch andere Overhead Kosten z.B. rund um Gebäude, lassen sich schnell errechnen. Entscheidend sind aber die Maschinen-, die Rüst- oder Nebenzeiten ebenso wie die Wartungs- und Reparaturkosten. Oliver Genz weiß was ihn jede Maschine kostet und rechnet diese realen Kosten in seine Dienstleistungspreise herein. „Wenn sich ein Auftrag nicht rechnet, mache ich ihn nicht", betont er selbstsicher.

Die Basis aller Zahlen ist der Palm
Seit drei Jahren arbeitet er mit Palm-Geräten und dem LuKas-Programm zur Erfassung der Zeiten und Kosten aller Arbeiten und Aufträge. Das System liefere sehr exakte Zahlen. Jeder seiner Mitarbeiter hat solch einen Palm, der möglicherweise in den nächsten Jahren von Smartphons ersetzt wird. Das Palm-System ist nicht gerade neu, es wird von einer Reihe von Lohnunternehmern verwendet. Oliver Genz ist mit dem System sehr zufrieden. Zwei Monate lang hat LU Genz die Palms parallel neben dem „Zettelsystem" gefahren. Dann hatten sich die Mitarbeiter damit arrangiert und waren auch froh nichts mehr aufschreiben zu müssen. Mitunter werde das Ausschalten vergessen. Aber noch ist kein Palm verloren gegangen oder überfahren worden.

Der Mitarbeiter schaltet morgens den Palm ein und beginnt seinen Arbeitstag mit dem Eintrag von Kunde, Fahrzeug, Leistung. Er tippt in dem geführten Menü ein, wann er was macht, mit welcher Maschine und für welchen Kunden, ausgewiesen wird auch Anfahrt/Abfahrt/Pausen/Werkstatt usw. Am Ende des Auftrags wird dann die Hektar-Zahl bzw. Ballenzahl eingegeben, auf „Rückfahrt" getippt und weiter geht's nach Hause oder zum nächsten Auftrag. In unregelmäßigen Abständen werden die Palms im Büro synchronisiert, also die Daten in ein separates Programm gezogen. Dort muss Oliver Genz alle Daten prüfen und dann erst werden sie mit der Bürosoftware synchronisiert.

Der Weg zur Rechnung sei dann nur noch einige Klicks entfernt. „Aber nicht das Sichern der Daten vergessen", betont er. Einmal in der Woche zieht er alles auf eine externe Festplatte und schickt die Daten zudem auf „Dropbox" (www.dropbox.com), einem externen Datenserver im Internet. Man dürfe das Eingabemenü nicht zu detailliert gestalten, denn das Eintippen dürfe nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen, aber im Großen und Ganzen funktioniere tadellos und liefere gute Zahlen.

3000 Euro Werkstattkosten je Traktor und Jahr
Zeitfenster für Reparatur und Wartung werden vom Mitarbeiter erfasst. Verschleiß- und Ersatzteile ordnet Oliver Genz selbst im Büro der entsprechenden Maschine anhand der Lieferantenrechnungen zu. „Meine Ersatzteillieferanten habe ich so gebrieft, dass sie in der Rechnung die Ersatz- und Verschleißteile der Maschine zuordnen. Entsprechend belaste ich damit die entsprechende Maschine. Die Mitarbeiter, die Werkstattarbeiten durchführen, sei es Wartung, Waschen oder Reparatur ordnen im Palm diese Zeiten der jeweiligen Maschine zu. Lediglich Kleinteile, wie Schrauben, Riemen usw. werden allgemein auf Werkstatt gebucht. Nach diesem System, meint er, hat er gut 95% aller realen Kosten einer Maschine erfasst. Rechnungen der Fremdwerkstatt werden direkt der Maschine zugewiesen.

So kann er schwarz auf weiß sehen, wie viel Geld ihn der Traktor A oder der Häcksler B gekostet hat. Er klickt sich durch das Programm und hat relativ schnell die reinen Kosten für Reparatur und Wartung eines seiner Traktoren auf dem Bildschirm. Um 2500 Euro waren das für den Traktor A im letzten Jahr von Januar bis Oktober. Das sei bisher noch unter Durchschnitt seiner Traktoren meint er. Im Mittel rechnet er mit ca. 3000 Euro pro Traktor an jährlichen Werkstattkosten. Hätte er mehrere Marken könnte er natürlich gut vergleichen, wieviel teuerer Marke A zur Marke B in der Werkstatt ist. Aber er fährt markenrein.

Besonders Werkstattintensiv seien Häcksler und Kartoffelroder. Der Häcksler verursache in seiner Werkstatt mehr als dreimal soviel Kosten pro Jahr wie der Traktor. Auch der Kartoffelroder gehöre zu den Preistreibern.

In der Saison geht's in die Fachwerkstatt
Jeder Fahrer arbeitet auch in der Werkstatt, Genz will kein spezielles Werkstattpersonal. Was selbst gemacht wird und was die Fremdwerkstatt macht hängt einmal mit der Reparatur an sich zusammen. Also Elektronik beispielsweise repariert immer die Fachwerkstatt. Ebenfalls in der Saison, wenn alle Fahrer unterwegs sind, geht es in die Fachwerkstatt bzw. der Monteur kommt aufs Feld. „In der Saison muss die Maschine schnellst möglich wieder flott gemacht werden und da hat die Fachwerkstatt eben mehr Möglichkeiten als wir in unserer Werkstatt. Die Fachwerkstatt ist zwar teuer, aber auch schneller. Jede Minute, die unsere Häckselkette steht, kostet mindestens fünf Euro. Der Landmaschinenhandel Schröder, hier vor der Tür, ist da ein fitter Partner, bei dem wir beide Marken Claas und Fendt reparieren lassen". Die Abschreibungszeiten seiner Maschinen betragen beim Häcksler sechs Jahre und beim Traktor acht Jahre. Seine Häcksler erreichen diese sechs Jahre nicht immer, sondern werden möglichst mit 3500 ha Leistung verkauft. Dann passe meist der Preis noch und in der Maisernte mit alten, anfälligeren Maschinen zu fahren mache ihm zuviel Stress.

Jetzt die Kosten mit Kollegen vergleichen
Ersatz- und Verschleißteile werden im Frühbezug gekauft, überwiegend Originalteile, denn tauschen in der Saison will er vermeiden. Nach der Saison kommen Monteure der Fachwerkstatt, mit denen seine Leute alle Maschinen durchsehen. Fällige Teile werden bestellt und die Reparaturen - soweit es geht - von den eigenen Leuten im Winter durchgeführt. Natürlich wird alles penibel in den Palm getippt.

Das System und die Disziplin der Mitarbeiter haben ihn Kostentransparenz gebracht. Er weiß, wo das Geld bleibt, wie teuer seine Maschinen und Arbeitsstunden sind und wie viel er effektiv an die Kunden verkauft. Als nächsten Schritt will Oliver Genz nun wissen, wie diese Zahlen bei Kollegen aussehen. Dies liefert ihm der Betriebsvergleich, den die LU-Service GmbH durchführt. Dort kann er seine Zahlen mit denen ähnlich gelagerter Kollegen vergleichen und sehen, wo noch Luft nach oben oder unten ist.