Datenschutz mit Instagram
Wer auf Instagram mit einem Unternehmensaccount präsent ist, kommt um das Thema Datenschutz nicht herum. In unserer zweiten Folge zur Instagram-Nutzung durch Betriebe fassen wir wichtige Punkte bezüglich des Umgangs mit sensiblen Daten zusammen.
Soziale Medien können für Ihr Unternehmen ein Marketingmotor sein, wenn Sie beispielsweise durch Fotos, Videos und Texte regelmäßige Einblicke in Ihren Betrieb ermöglichen. Auf diesem Weg ist es möglich, neue Auftraggeber zu gewinnen und potenzielle Mitarbeiter anzusprechen. Wir geben in unserer Serie Tipps für den Umgang mit Instagram (siehe Teil 1: Marketing-Vorteile nutzen).
Das Thema Datenschutz sollten Sie dabei nicht aus den Augen verlieren, denn: Wenn Sie und Ihr Team in Ihrem Businessaccount posten, werden regelmäßig personenbezogene Daten verarbeitet. Das sind neben Namen und Telefonnummern auch Fotos oder Videos erkennbarer Personen, Kfz-Kennzeichen, Standortdaten, Kommentare, Angaben zu Betrieben, Ansprechpartnern und Einsätzen sowie Daten in Direktnachrichten.
Sensible Daten beachten
Grundsätzlich empfiehlt es sich, dass die eigenen Datenschutzhinweise des Unternehmens über den Instagram-Profil-Link einfach erreichbar sind. Ihre Posts sollten Sie grundsätzlich prüfen. Achten Sie beispielsweise darauf, dass Sie über Instagram keine Informationen veröffentlichen, aus denen sich sensible Betriebs- oder Kundendaten ableiten lassen, wie genaue Adressen, Termine und Einsatzpläne, Angebots- und Rechnungsdaten, Zugangsdaten oder Details zu laufenden Aufträgen wie Preisabsprachen. Fotos von Mitarbeitenden oder Kunden sollten ebenfalls nicht einfach ohne vorherige Prüfung gepostet werden.
Unkritisch sind dagegen Inhalte wie allgemeine Maschinenfotos ohne erkennbare Personen, ohne Kennzeichen oder genaue Ortsangabe. Ohne Bedenken können Sie auch ein Teamfoto mit dokumentierter, freiwilliger Einwilligung oder einen Hinweis auf Telefon, Firmen-E-Mail und ein Kontaktformular sowie eine allgemeine Anfrage z. B. nach dem Leistungsportfolio veröffentlichen.
Einwilligung einholen
Wenn auf einem Foto oder in einem Video eine Person erkennbar ist, deren Einwilligung noch nicht eingeholt wurde, sollte man sich für die Veröffentlichung im Zweifel vorher das Einverständnis einholen – möglichst schriftlich oder elektronisch unter Nennung von Zweck, Plattform, Bildart und Widerrufsmöglichkeit. Diese Einwilligung ist nachvollziehbar aufzubewahren, ein Widerruf ist zu beachten. Wichtig ist auch: Mitarbeitende sollten keine Nachteile befürchten müssen, wenn sie nicht in den Online-Kanälen des Arbeitgebers erscheinen möchten.
Nachrichtenmanagement
Denken Sie auch bei Direktnachrichten, die Sie über Instagram an andere Accounts versenden, an den Datenschutz.
Das Bundesinnenministerium rät ausdrücklich dazu, über Social Media-Nachrichten keine personenbezogenen Daten zu übermitteln und für solche Anliegen direkte Kommunikationskanäle wie eine E-Mail zu nutzen, denn: Es kann sein, dass Direktnachrichten nicht von Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind. Auch wenn Meta als Unternehmen hinter Instagram für das Messaging eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anbietet, hängt der konkrete Schutz vom jeweiligen Chat und den aktivierten Funktionen ab.
Nutzen Sie deshalb Direktnachrichten nur für den Erstkontakt und für allgemeine Fragen. Auf eine Anfrage können Sie beispielsweise so antworten: „Gerne melden wir uns! Für die konkrete Anfrage senden Sie uns bitte keine Daten über Instagram, sondern rufen Sie uns an oder schreiben Sie an unsere Firmen-E-Mail.“
Minimieren Sie das Risiko, Schadsoftware auf Ihr Gerät zu laden, Zugangsdaten und andere vertrauliche Informationen preiszugeben und so auf Phishing hereinzufallen, indem Sie keine Links oder Anhänge aus verdächtigen Nachrichten öffnen. Nehmen Sie bei Bedarf direkten Kontakt zum Absender auf, z. B. über Telefon oder E-Mail. Und denken Sie immer daran, dass Meta bzw. Instagram nicht per Direktnachricht dazu auffordert, Passwörter, Kreditkarten-PIN oder Codes einzugeben.
Konto und Team absichern
Ein Businessaccount ist Teil der digitalen Unternehmenspräsenz und damit ein schutzbedürftiges Unternehmensvermögen. Deshalb ist der Passwortschutz wichtig. Das Passwort für den Account sollte mindestens 12 Zeichen lang und einzigartig sein, das heißt, es sollte nicht in weiteren Accounts genutzt werden. Als zusätzliche Sicherheitsebene für den Account wird auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) empfohlen, vorzugsweise mit einer Authenticator-App. Selbst wenn jemand Ihr Passwort kennt oder es z.B. durch Phishing erbeutet, kann sich diese Person dann ohne den zweiten Faktor nicht einfach einloggen.
Das ist sinnvoll, denn die 2FA erschwert es Angreifern, Posts zu löschen, Fake-Inhalte zu veröffentlichen oder Werbekampagnen zu missbrauchen. Um einen Account bei Bedarf wiederherstellen zu können, sollte man eine geschäftliche E-Mail-Adresse sowie aktuelle Wiederherstellungsdaten hinterlegen.
Es ist sinnvoll, die Mitarbeitenden eindeutig zu benennen, die sich um den Social-Media-Account kümmern und damit auch den Datenschutz im Blick haben sollen. Dazu gehört auch die regelmäßige Kontrolle von Kommentaren und Nachrichten. Bei einem größeren Social-Media-Team sowie wachsender Community ist der Einsatz der „Business Suite“ sinnvoll. Dabei handelt es sich um ein kostenloses Management-Tool von Meta. Darin können auch persönliche Zugriffsrechte vergeben werden.
Probleme schnell behandeln
Bei besonderen Vorkommnissen, wie einem gehackten Account, unbekannten Logins oder fremden Werbeanzeigen, sollte man umgehend Maßnahmen ergreifen, um den Zugang zu sichern. Möglich ist die Änderung des Passworts sowie die Kontrolle der Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Probleme können auch über die Instagram-/Meta-Hilfefunktionen gemeldet werden. Bei möglichen Datenschutzverletzungen sollten Sie unverzüglich prüfen, ob Betroffene oder die Datenschutzaufsicht informiert werden müssen. Das alles sollte man im Vorfeld für einen hoffentlich nicht eintretenden Ernstfall in einem Notfallplan festhalten.
Birgit Greuner, Redaktion LOHNUNTERNEHMEN