Büroorganisation: Kleine Aufgaben sofort erledigen
Das Telefon klingelt, zwischendurch kommt eine E-Mail mit einer kurzen Rückfrage, ein Lieferschein muss abgelegt und ein Auftrag bestätigt werden. Im Büro eines Lohnunternehmens entstehen täglich viele kleine Aufgaben. Jede für sich dauert nur wenige Minuten, zusammen sorgen sie jedoch schnell für einen unübersichtlichen Arbeitstag.
Kleine Aufgaben – große Zeitfresser
Eine einfache Methode schafft Abhilfe: Die Zwei-Minuten-Regel – bekannt aus der Methode “Getting Things Done” von David Allen – besagt: Jede Aufgabe, die in zwei Minuten oder weniger erledigt werden kann, wird sofort gemacht. Sie wird nicht aufgeschoben, notiert oder zwischengespeichert, sondern direkt abgehakt. Eine “Kleinstaufgabe” zu notieren, einzuordnen und später wieder aufzurufen, kostet mehr Zeit, als sie einfach sofort zu erledigen.
Das gilt zum Beispiel für:
- eine kurze Kundenanfrage beantworten,
- einen Termin bestätigen,
- einen Lieferschein digital ablegen,
- einen Auftrag freigeben oder
- eine Rechnung weiterleiten.
Der Vorteil: Kleine Aufgaben verschwinden direkt von der To-do-Liste und sammeln sich nicht zu einem großen Berg an. Gleichzeitig bleibt der Kopf frei für die wirklich wichtigen Tätigkeiten.
Nicht jede Aufgabe muss sofort erledigt werden
Natürlich eignet sich die Regel nicht für jede Situation. Während der Hochsaison oder bei konzentrierter Büroarbeit sollten längere Unterbrechungen vermieden werden. Deshalb lohnt es sich, feste Zeiten für größere Aufgaben einzuplanen und nur die wirklich kleinen Erledigungen sofort abzuschließen.
Fragen Sie sich bei jeder neuen Aufgabe: „Brauche ich dafür wirklich später Zeit oder kann ich sie jetzt in zwei Minuten erledigen?“ Oft ist die schnellste Lösung die beste.
Wenn der nächste Schritt direkt möglich ist
Auch digitale Arbeitsabläufe unterstützen dieses Prinzip. Sind alle Informationen an einem Ort verfügbar, lassen sich viele Aufgaben ohne langes Suchen direkt erledigen. In einer Software wie Agrarmonitor können beispielsweise Aufträge, Dokumente oder Kundendaten unmittelbar aufgerufen werden. Das spart Wege und macht aus einer vermeintlich kleinen Aufgabe keine langwierige Suche.
Fabian Tillmann, Agrarmonitor