Büroorganisation: Übergaben organisieren

Im 4. Teil unserer Serie Büroorganisation erklären wir, wie sich Übergaben so organisieren lassen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen.
Eine gute Übergabe sorgt dafür, dass ein Auftrag ohne Unterbrechung weiterlaufen kann. (Foto: Adobe Stock/unbreakable)

„Der Auftrag ist doch schon besprochen.“ „Das weiß der Kollege.“ „Ich dachte, du kümmerst dich darum.“ Solche Sätze entstehen schnell, wenn Informationen nur mündlich weitergegeben werden. Gerade im Lohnunternehmen wechseln Mitarbeiter, Maschinen und Aufträge ständig. Nicht jeder ist jederzeit im Büro erreichbar oder bei jedem Vorgang von Anfang an dabei.

Übergaben gehören zum Arbeitsalltag

Ob Schichtwechsel, Urlaub, Krankheit oder ein kurzfristiger Wechsel beim Fahrer: Eine gute Übergabe sorgt dafür, dass ein Auftrag ohne Unterbrechung weiterlaufen kann. Dafür müssen nicht seitenlange Notizen geschrieben werden. Entscheidend ist, dass die wichtigen Informationen an einem festen Ort zu finden sind.

Dazu gehören beispielsweise folgende Informationen:

  • Was wurde mit dem Kunden vereinbart?
  • Was ist bereits erledigt?
  • Was muss noch gemacht werden?
  • Gibt es Besonderheiten beim Auftrag?
  • Wer ist für den nächsten Schritt zuständig?

Kurz und konkret statt „Bitte drum kümmern“

Eine gute Übergabe sollte möglichst konkret sein. Statt „Bei Müller nochmal nachfragen“ hilft beispielsweise: „Müller möchte den Einsatz auf Donnerstag verschieben, Rückmeldung bis Mittwochmittag geben.“

So weiß der Kollege sofort, was zu tun ist, bis wann es erledigt sein muss und worum es geht. 

Informationen dort festhalten, wo sie gebraucht werden

Besonders schwierig wird es, wenn wichtige Absprachen an unterschiedlichen Orten zu finden sind: auf einem Zettel am Schreibtisch, in einer WhatsApp-Nachricht oder im E-Mail-Postfach eines einzelnen Mitarbeiters.

Besser ist ein zentraler Ort, auf den alle Beteiligten zugreifen können. In Agrarmonitor lassen sich beispielsweise Informationen direkt am jeweiligen Auftrag hinterlegen, sodass sie sowohl vom Rechner als auch vom Tablet aus abrufbar sind. So bleiben Absprachen und Hinweise auch dann verfügbar, wenn ein anderer Mitarbeiter den Vorgang übernimmt.

So prüfen Sie die Übergabe

Machen Sie den Test: Könnte ein Kollege den Vorgang übernehmen, ohne Sie dafür anzurufen? Wenn nicht, fehlt wahrscheinlich noch eine wichtige Information. Eine gute Übergabe kostet nur wenige Minuten, kann aber viele Rückfragen, Missverständnisse und unnötige Unterbrechungen vermeiden.

Fabian Tillmann, Agrarmonitor

Ausblick

Im nächsten Teil unserer Serie geht es um das Telefon im Büro – und darum, wie Sie Rückfragen reduzieren und wichtige Informationen schon beim ersten Anruf richtig erfassen.