Büroorganisation: Telefonate effizient organisieren

Im 5. Teil unserer Serie Büroorganisation erklären wir, wie sich Telefonate effizient organisieren lassen, um unnötige Rückfragen zu vermeiden.
Hand tippt Zahlen an Festnetztelefon ein
(Foto: Adobe Stock/Gajus)

„Können Sie mir kurz sagen, wann der Einsatz stattfindet?“ „Wie war nochmal die Adresse?“ „Und für welchen Schlag war das?“ Im Büro eines Lohnunternehmens klingelt das Telefon häufig genau dann, wenn eigentlich etwas anderes erledigt werden soll. Viele Anrufe lassen sich nicht vermeiden, unnötige Rückfragen danach schon.

Beim ersten Anruf die richtigen Informationen erfassen

Eine kurze Notiz mit „Herr Meyer hat angerufen“ reicht selten aus. Wer später zurückrufen oder den Vorgang übernehmen soll, braucht mehr Informationen.

Je nach Anliegen können beispielsweise folgende Angaben wichtig sein:

  • Wer hat angerufen und wie ist die Rückrufnummer?
  • Worum geht es konkret?
  • Welcher Auftrag oder Kunde ist betroffen?
  • Was wurde vereinbart?
  • Was ist der nächste Schritt und bis wann?

Eine kleine Telefonnotiz oder Checkliste hilft dabei, nichts Wichtiges zu vergessen. Besonders bei wiederkehrenden Anfragen lohnt es sich, die wichtigsten Punkte einmal festzulegen.

Rückfragen kosten mehr als ein kurzer Anruf

Fehlt eine Information, beginnt das Spiel oft von vorn: Rückruf beim Kunden, Nachfrage beim Kollegen oder Suche nach dem passenden Auftrag. Aus einem zweiminütigen Telefonat werden schnell zehn Minuten.
Deshalb sollte eine Notiz nicht nur festhalten, was besprochen wurde, sondern auch, was anschließend passieren soll. So kann der nächste Mitarbeiter direkt weiterarbeiten.

Informationen direkt am richtigen Vorgang festhalten

Noch einfacher wird es, wenn die Gesprächsinformation nicht nur auf einem Zettel landet, sondern direkt dem passenden Vorgang zugeordnet wird. In AGRARMONITOR können Informationen beispielsweise am jeweiligen Auftrag oder als Aufgabe für den Mitarbeiter hinterlegt werden.
So ist der Gesprächsverlauf auch für Kollegen nachvollziehbar, wenn der ursprüngliche Ansprechpartner gerade nicht erreichbar ist. Legen Sie für häufige Telefonate eine kleine Liste mit den wichtigsten Fragen an. Das dauert einmalig ein paar Minuten und verhindert später viele Rückfragen.

Fabian Tillmann, Agrarmonitor

Ausblick

Im nächsten Teil unserer Serie geht es darum, wie Sie Angebote schneller vorbereiten können.