Preiskalkulation: Genau hinschauen Teil 1
Viele Lohnunternehmer stehen genau hier vor der eigentlichen Herausforderung. Nicht das Rechnen ist kompliziert, sondern das Beschaffen, Sammeln und Pflegen der Zahlen, aus denen die Preise entstehen sollen. Dieser zweite Teil unserer Serie zeigt, woher die relevanten Zahlen kommen, wie zuverlässig sie jeweils sind und warum am Ende weniger eine Software, sondern Menschen und Prozesse über eine gute Kalkulation entscheiden.
Buchführung
Die Buchführung ist die formellste und verlässlichste Datenquelle im Lohnunternehmen. Sie ist korrekt, geprüft und vollständig. Und genau deshalb war sie im ersten Teil der Serie die wichtigste Grundlage für die drei Kostenblöcke, aus denen sich jeder Preis im Lohnunternehmen letztlich speist: Mitarbeiter-, Maschinen- und allgemeine Geschäftskosten.
Für all diese Bereiche liefert die Buchführung Werte: Löhne und Lohnnebenkosten für den Block der Mitarbeiterkosten, Abschreibungen und Reparaturen zum Beispiel für die Maschinenkosten sowie Steuern, Versicherungen, Beiträge oder Verwaltungskosten für den Block der Geschäftskosten.
Gerade weil diese Werte vollständig und formal richtig erfasst werden, eignen sie sich sehr gut als Fundament – auch wenn sie allein noch kein vollständiges Bild des laufenden Betriebs liefern. Doch bei allen Vorteilen hat die Buchführung zwei grundlegende Schwächen.
Rückwärtsgerichtet
Die Daten in der Buchführung beziehen sich auf abgeschlossene Monate oder Jahre. Für langfristige Trends ist das gut, aber für die operative Preisgestaltung oft zu spät. Steigen etwa Löhne oder Ersatzteilkosten, tauchen diese Veränderungen erst Monate später in der Buchhaltung auf. Die Buchhaltung ist somit ein solides Fundament, aber sie bleibt der Rückspiegel – vor allem, wenn Jahresabschlüsse erst ein bis zwei Jahre später endgültig vorliegen oder die monatliche BWA im Alltagsstress kaum gelesen wird.
Keine Auftragsgenauigkeit
Ein weiteres Problem ist, dass die Buchführung für steuerliche Zwecke erstellt wird. Das Steuerbüro denkt in Steuern – der Unternehmer aber in Wirtschaftlichkeit. Das Steuerbüro liefert Summen – der Unternehmer braucht Zusammenhänge. Die Buchführung weiß nicht, wie viele Einsatzstunden der Häcksler, die Presse oder der Güllewagen tatsächlich gelaufen sind. Sie kennt keine Stillstände, keine Produktivzeiten, keine Auslastung. Für eine betriebswirtschaftliche Maschinenkalkulation reicht das nicht aus. Dafür braucht es operative Daten aus dem Tagesgeschäft – und genau hier kommen Betriebssoftware-Systeme ins Spiel.
Während die Buchführung erklärt, was war, zeigt eine Betriebssoftware, was war und was ist. Für ein Lohnunternehmen, das im Tagesgeschäft schnell und flexibel reagieren muss, ist das somit ein entscheidender Unterschied.
Katja Beyer
Lesen Sie im nächten Teil unserer Serie alles zum Thema Managementsoftware.
Autorin
Katja Beyer ist Unternehmensberaterin der Firma Re-Aim aus Eckernförde. Sie und ihr Team sind auf Lohnunternehmen spezialisiert und führen neben individueller Beratung auch den jährlichen Betriebsvergleich durch – ein Format, das nicht nur Austausch, sondern auch die Zahlenklarheit fördert. Ihre Kontaktdaten sind katja.beyer@re-aim.de 0175/8685183.