Preiskalkulation: Genau hinschauen Teil 3
Viele Lohnunternehmer investieren in gute Software, aber die größten Unsicherheiten entstehen durch die beteiligten Personen: Ein Fahrer vermerkt die Zeiten für einen Auftrag nicht und vergisst beim Nachtragen Details. Mengen werden geschätzt statt gemessen. Werkstattzeiten und -kosten werden nicht sauber zugeordnet. Abfahrten, Rüstzeiten oder Verzögerungen tauchen in keinem System auf, ob in der Software oder auf dem Papier.
Fehlerursachen
Der Mensch ist dabei ein wichtiger Faktor, aber nicht ausschließlich. Wichtig ist auch der Rahmen, in dem er arbeitet. Fehlerursachen können fehlende Standards, unklare Verantwortlichkeiten, komplizierte Eingabemasken, Zeitdruck im Tagesgeschäft oder mangelnde Schulungen sein.
Für gute Daten braucht es klare Prozesse, einfache Systeme und regelmäßige Kontrolle. Die beste Maschine fährt nur so gut wie ihr Fahrer, und jede Software ist nur so gut wie die Menschen, die sie nutzen. Die wichtigsten Ansatzpunkte für die Praxis fasst die folgende Checkliste zusammen.
Checkliste
Was liefert welche Quelle – und was kann der Betrieb konkret tun? |
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Datenquelle |
Was |
Wie |
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Buchführung |
Monatliche Entwicklung im Blick haben
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Warum steigen bestimmte Blöcke? Gibt es Sondereffekte? Gibt es Verschiebungen durch Buchungslogik? |
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Kosten klar strukturieren |
Enger Austausch mit Steuerbüro, welche Kosten in welche Blöcke gebucht werden |
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Qualität der Buchführung verbessern |
Wie kann man Fehlbuchungen vermeiden? |
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Betriebssoftware
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Zum Beispiel 3 Pflichtangaben pro Auftrag (abhängig von Software) |
Produktivzeit, Rüst-/Stillstandzeit, Leistung/Menge |
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Einheitliche Regeln für alle
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Klare Definitionen; Zum Beispiel: wann beginnt/endet ein Auftrag? |
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Aktuelle Erfassung
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Ziel: am gleichen Tag eintragen; Nachtragen vermeiden |
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Menschen & Prozesse |
Monatlicher Kurz-Check |
z. Bsp. Sind Zeiten & Mengen vollständig erfasst |
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Rückmeldung geben und einholen |
Verständnis schaffen; Auffälligkeiten klären |
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Klare Zuständigkeit |
Wer prüft Daten? Wer ordnet Werkstattkosten und Maschinenstunden zu? |
Von Daten zu Entscheidungen
Wenn die Daten vorhanden sind, kommt der schwierigste Teil: Sie ehrlich betrachten und konkrete Schritte ableiten. Schon wenige Leitfragen reichen aus, um Hebel sichtbar zu machen:
- Erreichen die Maschinen die nötigen verkaufbaren Stunden – oder nicht?
- Wo entstehen verdeckte Kosten, etwa durch hohe Rüst- oder Werkstattzeiten?
- Welche Fahrer brauchen Unterstützung oder Schulung?
- Welche Kunden verursachen überdurchschnittlichen Aufwand?
Hier liegt der eigentliche Nutzen der Digitalisierung: Sie schafft Transparenz, die Erfahrung und Bauchgefühl ergänzt – nicht ersetzt. Aus diesem Zusammenspiel entstehen Entscheidungen, die einen Betrieb wirtschaftlich stabil machen.
Katja Beyer
Lesen Sie im nächsten Teil unserer Serie ein abschließenedes Interview mit Katja Beyer.
Autorin
Katja Beyer ist Unternehmensberaterin der Firma Re-Aim aus Eckernförde. Sie und ihr Team sind auf Lohnunternehmen spezialisiert und führen neben individueller Beratung auch den jährlichen Betriebsvergleich durch – ein Format, das nicht nur Austausch, sondern auch die Zahlenklarheit fördert. Ihre Kontaktdaten sind katja.beyer@re-aim.de 0175/8685183.